Kassasystem, kassaregister, kassaapparat - vad är vad?

Driver ni en verksamhet som är i behov av ett system för att hanterar kontanta betalningar? Om svaret är ja, har ni säkert också insett att marknaden kryllar av olika enheter, system och lösningar. Viktigast är att ni hittar den lösning som är anpassad efter er bransch och verksamhet.

Varesig ni behöver ett helt kassasystem till er butik eller kanske bara en enstaka kassaenhet till er restaurang bör ni utgå från verksamhetens alla behov. Ta reda på vad ni behöver för att undvika att verksamheten blir onödigt krånglig, till ett onödigt högt pris.

För att få det bästa priset rekommenderar vi er att fylla i formuläret uppe på sidan för att beställa offerter. På så vis sätter ni leverantörer i konkurrens med varandra och på så vis pressar ni priserna. Vi på Expertvalet gör grovjobbet och ni får prisförslagen. Det är kostnadsfritt och medför inga förpliktelser.

Gränsen mellan, och skillnaden på, kassasystem, kassaregister och kassaapparater är inte alltid så tydlig då termerna har en tendens att gå in i varandra. Övergripande kan förklaras att kassasystem är ett samlingsnamn för alla de enheter som behövs för att kunna hantera betalningar. Kassasystemet kan dessutom inkludera fler funktioner, så som bordsbokning, lagerstatus och beställningar, vilket är användbart inom exempelvis restaurangbranschen.

Kassaregistret utgör en del i kassasystemet och består delvis av den viktiga kontrollenheten. En kassaapparat är den del i kassasystemet som ser ut som den klassiska bilden av en kassa - en knappsats med en liten display där du knappar in betalningarna. Idag är ordet kassaapparat aningen förlegat och apparaten innebär snarare ett enklare kassaregister. Läs mer nedan där vi går på djupet med begreppen kassasystem, kassaregister och kassaapparater!

Jag driver en restaurang och behöver kunna hantera bordsbokningar.
Du behöver ett kassasystem!

Jag önskar hantera lager och beställningar. 
Du behöver ett kassasystem!

Jag är torgförsäljare och behöver kunna ta emot ett fåtal betalningar när jag är ute.
Du behöver ett kassaregister! 

Jag har sett andra restauranger kunna skicka beställningar från servitris till kök.
Du behöver ett kassasystem!

Jag har hört att man kan ta emot betalningar via sin iPhone?
Du behöver ett kassaregister!

Min kassaapparat fungerar inte längre och jag behöver en ny.
Du behöver ett kassaregister!

Jag har ett kassaregister, men önskar kunna hantera lagerstatus också.
Du behöver ett kassasystem!

Beställ kostnadsfria offerter från flera leverantörer för att kunna jämföra priser och modeller, och slutligen kunna införskaffa det system eller den enhet som din verksamhet kräver och som passar den bäst. Du kan välja att hyra, leasa eller köpa ditt system eller din enhet.

Ett kassasystem är den övergripande benämningen och inkluderar alla de delar som du kan behöver för att kunna ta betalt och registrera din försäljning. I kassasystemet ingår ett kassaregister och en kassaapparat, liksom kortläsare, streckkodsläsare och kvittoskrivare. Ett kassasystem och de komponenter som ingår i det bör anpassas väl efter den egna verksamheten.

Tidigare delades kassasystem in under benämningarna POS och EPOS, där det senare innebar att systemet var elektroniskt. Idag är en klar majoritet av systemen elektroniska och de delas snarare in i kategori efter om de är uppkopplade mot internet eller inte. Fördelarna med ett uppkopplat kassasystem är att du har möjlighet till en online-backup, samt automatiskt nedladdning av mjukvaruuppdatering.  

Kassasystemet styrs via en PC- eller Mac-enhet med tillhörande mjukvara - ett kassaprogram. Många kassaprogram kan anpassas branschspecifikt. Kassaprogrammen kan inkludera fler egenskaper utöver registrering av betalning, till exempel lagerstatus, statistik, beställningar och bordsbokning. Kassaprogrammet möjliggör också att alla anställda har en personlig login, inklusive personliga försäljningssiffror.

Det finns flera möjligheter till att införskaffa ett kassasystem. Ni kan köpa, hyra eller leasa. Vad som är bäst för er beror på behovet ni har.

Ett kassaregister utgör den centrala delen i ett kassasystem och inkluderar datorn som utgör grunden i systemet, kassalådan, samt om nödvändigt streckkodsläsare och kvittoskrivare. Om du väljer att använda ett kassasystem baserat på Mac kan du göra din iPhone eller iPad till ditt kassaregister. Väljer du ett PC-baserat system används PC-datorn som kassaregister.

En central del i kassaregistret utgörs av en kontrollenhet. Kontrollenheten mottager och registerar information om köp från kassregistret. Informationen lagras i en databas och kontrollenheten tar fram och skickar tillbaka en kontrollkod till kassaregistret, vilken fungerar som ett bevis på att köpet tagits emot.  Använder du ett uppkopplat kassasystem är det inte säkert att du behöver en separat kontrollenhet till ditt kassaregister, då datan kan lagras direkt i det nätbaserade systemet.

Alla näringsidkare som säljer varor eller tjänster mot kontakt betalning måste sedan januari 2010 inneha ett certifierat kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav. Ett certifierat kassaregister innebär ett kassaregister som består av medföljande tillverkardeklaration inklusive kravintyg, samt en certifierad kontrollenhet (eller ett certifierat nätbaserat system). Läs mer om kassaregisterlagen på Skatteverket.

Kassaapparaten är den del som utgörs av en knappsats, digital eller analog, och en display där personalen registrerar köp och betalningar. Förr i tiden var en kassaapparat i princip vad som krävdes för en verksamhet som hanterade kontantbetalningar, idag krävs dock mer och kassaapparaten utgör endast en del i hela kassasystemet. Nuförtiden används dessutom mer och mer sällan termen kassaapparat, då apparaten snarare innebär ett mycket simpelt kassaregister. Läs mer om kassaregister ovan.