Vilket kassasystem ska jag välja till min butik?

Att välja rätt kassasystem till er butik är viktigt för att investeringen ska vara lönsam och effektivisera ert dagliga arbete. Beroende på vilken slags butik ni driver så skiljer sig den ultimata kassalösningen.

För att hjälpa er genom valet av kassasystem och alla tilläggsfunktioner har vi nedan lagt ihop tre exempel på olika butiker med olika behov. Jämför verksamheterna, liten gårdsbutik, mindre specialaffär och stor butikskedja, med er egen för att få en klarare bild över vilket kassasystem ni bör välja till er butik. Längre ner på sidan hittar ni även prisinformation, samt information om godkända kassasystem till butik. 

Genom att fylla i formuläret ovan kan ni få upp till 4 skräddarsydda offerter att jämföra. Ni är säker på att ni får en lösning som passar er verksamhet - helt gratis och utan förbindelser.

Driver ni en liten gårdsbutik så behöver ni oftast inget större omfattande kassasystem utan ett enklare kassaregister kan räcka bra. Samma gäller för torghandlare och mindre pop-up butiker.

Ett enkelt kassaregister med kassalåda och betalterminal är tillräckligt för att ni smidigt ska kunna ta betalt av era kunder. Kassasystem som passar med iPad, Mac och iPhone, fungerar bra för mindre gårdsbutiker eftersom de oftast är användarvänliga och enkla att implementera. Digitala kvitton och molnbaserad kontrollenhet minskar även på driftskostnaderna.

Om ni bedriver verksamhet utomhus så bör ni även se till så att kassaregistret tål användning utomhus. Kolla så att registret tål både kalla och varma temperaturer samt kan uthålla regn och fukt. Har ni inte möjlighet att koppla till strömkälla är det även viktigt att investera i en bra batteridriven lösning.

En specialbutik med litet lager kan till exempel vara en blombutik, hudvårdsaffär eller en liten ölbutik. Ni har inte behov av ett omfattande kassasystem men vill ändå smidigt kunna ta betalt av era kunder och optimera er lagerhållning.

Ett kassasystem för en specialbutik bör innefatta kassaregister, kassalåda, kortterminal och en programvara som innefattar lagerhantering. Insättning av färdiga produktgrupper är även viktigt för att effektivisera användningen.

Ett enkelt kassasystem med användarvänlig programvara är optimalt för mindre specialbutiker. Små verksamheter har oftast få anställda och så lite tid som möjligt borde gå till att hantera kassasystemet, vilket kräver en enkel lösning. Samtidigt bör ni inte investera i en alltför enkel lösning, till exempel endast kortterminal, genom att ni då kan gå miste om fördelarna med ett bra lagerhållningssystem.

En stor butik, som en matvaruaffär eller en klädaffär, kräver ett större och mer omfattande kassasystem. Detta både vad gäller mjukvara och hårdvara. Stora butiker är oftast i behov av kassadisk, streckkodsläsare, kvittoskrivare, kassaregister med kassalåda och flera kortterminaler. En matvaruaffär kan även behöva rullband och kassavåg.

Mjukvaran bör även specialanpassas efter era behov, till exempel kan ni behöva omfattande lagerhållningssystem, beställning av varor, möjlighet till enkel inventering och koppling till centrallager. Kassasystemet bör fungera som en integrerad del av verksamhetens hela affärssystem.

Kom ihåg att se till användarvänligheten av kassasystemet. Det ska vara enkelt att skola in nya anställda att använda systemet. Det kan även vara lönsamt att investera i ett skalbart kassasystem som enkelt kan utvidgas i takt med butiken, behöver ni lägga till fler delar till kassaprogrammet eller investera i en till kortterminal så ska det vara enkelt.

För att vara säker på att kassasystemet är optimerat efter er butik rekommenderar vi er att diskutera med flera leverantörer och beställa flera offerter. Vill ni förenkla denna process kan ni enkelt beställa flera offerter via Expertvalet! Fyll i formuläret och motta upp till fyra skräddarsydda offerter - kostnadsfritt och utan förpliktelser.

Priset för ett kassasystem till en butik påverkas främst av vilka funktioner som kassasystemet innehar. Beroende på er butiks förutsättningar, kan ni välja att köpa eller hyra ett kassasystem. Om butiken är nystartad kan det vara lämpligt att hyra kassasystemet för att få ett flexibelt avtal. För mer etablerade butiker är det dock mer lönsamt att köpa kassasystemet.

Priset för att köpa ett kassasystem varierar mellan 10 000 kronor och upp till 50 000, beroende på hur avancerat systemet är. System för 10 000 kronor är ofta mycket enkla system som inte går att anpassa efter verksamheten. Finns det behov för ett bra anpassat system så kan man räkna mellan 25 000 och 50 000 i pris.

Att hyra ett kassasystem kostar mellan 250 och 700 kronor i månaden. Månadskostnaden varierar beroende på systemets omfattning och längden på hyresavtalet som kan variera mellan 12 och 60 månader. Ju längre man binder sig till hyresavtalet desto lägre blir i allmänhet månadskostnaden. Vid behov kan man även korttidshyra kassasystem men då ofta till en engångskostnad.

Ett godkänt kassasystem ska ha en tillverkardeklaration och en certifierad kontrollenhet. Först när dessa två krav är uppfyllda har ni ett godkänt kassasystem. Kontrollenheten ska kunna lagra data i fem år, samt lagra data ett år efter att kontrollenheten tas ur bruk. Om minnet i kontrollenheten blir fullt, ska det betraktas som förbrukat och en ny kontrollenhet ska införskaffas.

Kom ihåg att godkända kassasystem ska uppfylla följande: 

Alla butiker som säljer varor eller tjänster för mer än 189 200 kronor inklusive moms, måste inneha ett godkänt kassaregister. Summan baseras på det prisbasbelopp som varje år bestäms av regeringen. Summan för ett prisbasbelopp år 2020 uppgår till 47 300 kronor. Om ni säljer varor eller tjänster för mer än fyra prisbasbelopp (189 200 kronor) under 12 månaders tid måste ni ha ett godkänt kassaregister.

Det är svårt att manuellt hålla koll på butikens alla varor. Därför kan butiksinnehavare dra fördelar av ett kassasystem med lagerhantering. Det innebär att varorna registreras i kassa-pc:n och varje gång ni säljer en vara registreras detta i kassasystemet.

Ett kassasystem med lagerhantering ger er möjlighet att hålla koll på hur många varor ni har i lager och hur mycket ni ska beställa i nästa leverans. Ni kan även utvärdera statistiken för att se om det är någon särskild vara som till exempel är mer eftertraktad under helger. Driver ni en mindre butik eller kiosk är ni säkert väl medveten om besökarnas varierande inköp under en vecka.

Fördelen med lagerhantering i kassasystemet är att ni kan se vilka varor ni bör köpa in till er butik. Har ni säsongsvaror eller en pågående kampanj? Då kan det vara lämpligt att varje dag se över hur många specifika varor som sålts för att säkerställa att lagret inte tar slut när efterfrågan är som störst.

Numera har de flesta kassasystem touch-funktion, men visst finns det ännu många som föredrar ett traditionellt kassasystem med knappar. Fördelarna med touch-screen är att ni enkelt kan gruppera era varor för enkel åtkomst. Detta kan vara särskilt fördelaktigt om ni inte har streckkoder på samtliga varor i butiken. Många system har dessutom funktioner för att visa försäljningsstatistik och produktstatus.

Förutom funktioner såsom touch finns det idag även möjlighet att ha kassasystem med mobil betalning. Visste ni att man inte längre måste lämna fysiska kvitton till kunden? Idag räcker det om kunden får en kopia via e-post eller annat elektroniskt system. Det sparar er inga stora summor, men om ni vill ligga i framkant med utvecklingen och strävar efter en miljövänlig verksamhet, kan digitala kvitton vara något för er.

Vi vill gärna hjälpa er att hitta rätt kassasystem till er butik. Fyll i formuläret så matchar vi er med leverantörer i ert område. Er förfrågan är inte bindande och kostar ingenting. När ni mottagit offerter från flera företag kan ni enkelt jämföra olika erbjudanden för att välja den lösning som passar er butik bäst.