Guide på kopiatorer till företag (2021)

Behöver ni göra utskrifter eller kopior på er arbetsplats? Kopiatorer, skrivare och skanners hör till standardutrustningen på de flesta kontor och behövs av de flesta under någon tid. Att välja en kopiator som täcker era behov är viktigt för att skapa en smidig dokumentprocess som kan öka både företagets lönsamhet och arbetseffektivitet.

Oavsett var eller hur ni jobbar så är det viktigt med en kopiator eller skrivare som täcker era behov. 

För att hjälpa ert företag hitta den rätta lösningen så har Expertvalet samlat all information som kan behövas innan man investerar i en ny kopiator.

Har ni redan bestämt er? Hitta bästa pris på den lösning som passar just er verksamhet bäst genom att formuläret ovan. Via Expertvalet mottar ni upp till 4 skräddarsydda offerter från ledande leverantörer i Sverige. Tjänsten är kostnadsfri och medför inga förpliktelser!

En kopiator har  som grundläggande funktion att kunna producera kopior på dokument. Vad gäller funktionen kopiering bör man fundera över behovet av kopior. Till exempel hur många kopior görs månatligen? Vilken pappersstorlek används? Bör kopiatorn kunna producera hålstämplade eller häftade kopior? 

Genom att kartlägga behovet av kopior och deras utformning så kan man investera i en kopiator som täcker verksamhetens behov vilket gör den dagliga verksamheten smidigare.

Det är även vanligt att en kopiator kan göra utskrifter och användas som skrivare, då även kallad multifunktionsskrivare. En multifunktionsskrivare är passande att använda om man har ett mindre kontor med mindre behov av kopiering och utskrifter. Om behovet är stort kan dock en multifunktionsskrivare skapa köer och väntetid för att få fram dokument.

Det kan även vara fördelaktigt att ha en kopiator med skannerfunktion, även kallat scanner och bildläsare, för att man ska kunna överföra pappersdokument till digitala versioner. Speciellt användbar är skannerfunktionen om man ofta skickar dokument med underskrifter digitalt.

Att en kopiator och skrivare har airprint och wifi innebär att användare kan skicka dokument till skrivare trådlöst via wifi eller maskinens egna nätverk. Denna funktion kan vara nödvändig om företaget har flera användare som inte kan vara kopplade till maskinen konstant.

Fotoutskrifter och kopior är en funktion som ofta inte finns i standard kopieringsmaskiner, därför bör man på förhand kartlägga detta behov. Är man ofta i behov av högkvalitativa fotoutskrifter och kopior så bör kopiatorn klara av att producera högupplösta utskrifter likt en fotoskrivare.

Att kopiera i färg är en funktion som ofta väljs bort när man investerar i en kopiator eller skrivare eftersom maskiner med endast svartvit kopiering är billigare. Kartlägg dock behovet för färgprint på förhand, för trots att behovet kan vara litet så kan det vara mer lönsamt att investera i en kopiator med färg istället för att outsourca de färgkopior man i slutändan behöver. 

Det finns flera faktorer som påverkar priset på en kopiator. Till exempel kvalitet på utskrifter, storlek på maskinvara, prestanda och kopieringshastighet är alla faktorer som påverkar slutpriset.

Utöver kopiatorns funktioner och utformning så påverkar även betalningslösningen det slutliga priset. När ni investerar i en ny skrivarlösning har ni möjlighet att antingen köpa, hyra eller leasa skrivaren eller kopiatorn.

Långsiktigt är det mest lönsamt att direkt köpa en kopiator. Direktköp kräver dock mer resurser som kan användas till investeringen. Fördelen med att köpa ligger i att man slipper den månatliga kostnaden samt som att kopiatorn är i företagets ägo och att ni själva får bestämma vad som görs med maskinen.

Priset för att köpa varierar men som prisexempel för företag kan man räkna med 20 000 kronor för en kopiator. En sådan kopieringsmaskin innefattar då kapacitet för 1500 kopior i månaden, möjlighet att kopiera i färg, nätverksanslutning, fyra användare och möjlighet att producera A4 och A3 kopior.

Det finns även mindre lösningar som kan ha ett pris på runt 10 000 kronor beroende på kapacitet och utformning. Billigare kopiatorer passar bra för mindre verksamheter med lägre krav medan större verksamheter kräver mer omfattande lösningar.

Det är viktigt att kartlägga verksamhetens behov så att man inte betalar för funktioner och kapacitet som inte används. Genom att kartlägga behoven så undviker man även att köpa en billigare kopiator som inte täcker ens behov vilket kan kräva en dyr uppdatering.

Hitta en prisvärd kopiator som passar er verksamhet via Expertvalet!

För att få ner priset på en kopiator så kan man köpa en begagnad kopiator. Det kan man göra via privata annonser, konkursbon eller certifierade försäljare. Om ni väljer att köpa begagnat kom ihåg att det oftast då inte finns garanti, serviceavtal eller ens kontakt med tillverkaren eller leverantören. För er säkerhet så rekommenderar vi att man köper en ny kopiator med garanti och kontakt med leverantören.

Att hyra en kopiator kan vara ett bra val för företag som inte är intresserade av den stora investeringen som kommer med att köpa. Det som bör noteras är dock att hyrning på lång sikt oftast är ett dyrare alternativ än att köpa.

Månadskostnaden för att hyra en kopiator ligger runt 500 kronor. Månadskostnaden gäller då för en kopiator som hanterar 1500 kopior i månaden, färgprint, nätverksanslutning, 4 användare och A4 och A3 kopior.

Även om det är billigare i längden att köpa en kopiator blir det mer förekommande att företag hyr kopiatorer. Anledningen till detta är att man ofta på hyresavtal har möjligheten att uppgradera under hyresperioden till en bättre lösning. Detta brukar ses som en stor fördel med tanke på teknikens framfart och dess sjunkande priser.

Att leasa en kopiator fungerar till stor del på samma sätt som att hyra. Skillnaden är att man vid leasing oftast har möjligheten att köpa kopiatorn vid slutet av leasingperioden. Priset på att leasa varierar brett beroende på leverantör och leasingavtalets utformning.

Normalt sett kan man dock räkna med en liknande prisbild för leasing som för hyra, alltså runt 500 kronor i månaden för en omfattande lösning. Trots det rekommenderar vi att du kollar med leverantören och läser noggrant leasingavtalet för att ha full koll på månadskostnader och slutpris.

Kostnader som tillkommer utöver inköpspris och månadskostnader är kostnaden för serviceavtal och underhållning (till exempel påfyllning av papper och färg). Man kan välja om man tar serviceavtal och underhållning från leverantören, från en tredje part eller om man vill hantera det på egen hand.

Kom ihåg att:

När man ingår serviceavtal eller avtal för underhållning så är det viktigt att man läser igenom avtalen noga och ställer frågor så att man har koll på alla eventuella kostnader samt hur tjänsterna fungerar. Försök även att anpassa avtalen för underhållning enligt er verksamhet så att kopiatorn inte står tom och ni behöver kalla in extra underhållning som oftast utgör en extra kostnad.

Söker ni en kopiator i Stockholm, Malmö eller Göteborg? Expertvalet har samarbetspartners över hela Sverige, fyll i formuläret så hittar vi rätt leverantör till er!

En standard fundering kring kopiatorer och skrivare är vilket som är bättre: laser eller bläckstråle? En tumregel förut var att bläckstrålemaskiner användes för hemmabruk och mindre kontor medan laserskrivare användes endast på stora kontor. Laserskrivare har dock blivit både mindre och billigare så idag finns det andra faktorer att se till när detta avgörande val görs.

Vad är skillnaden mellan laser och bläckstråle?

Skillnaden på laser och bläckstråle är hur de lägger färg på pappret. En bläckstråleskrivare använder små munstycken som sprutar ut färgen på pappret medan en laserskrivare använder en laser för att överföra färgpulver på pappret.

Prismässigt så skiljer sig också laser och bläckstråle åt. En laserskrivare eller kopiator brukar oftast ha ett dyrare inköpspris samtidigt som toners även har ett högre pris än bläckpatroner. Trots det så är laserskrivare oftast billigare i drift eftersom de kan producera kopior till en mycket lägre kostnad än bläckstråleskrivare. I jämförelse så kan en toner räcka till 16 gånger fler utskrifter än en bläckpatron. Därav är oftast en laserskrivare eller kopiator billigare på lång sikt för dem som producerar stora mängder kopior.

I tabellen nedan hittar ni en jämförelse med för- och nackdelar för både laser och bläckstråle. 

Nedan har vi på Expertvalet samlat några vanliga frågor med svar kring kopiatorer och skrivare.

För att hitta den skrivare eller kopiator som presterar bäst i test så bör man se till många olika funktioner och jämföra dessa modeller emellan. De funktioner som oftast jämförs är pris, utskriftskvalitet, mulitfunktioner, wifi, utskriftshastighet och utskriftskostnad, skanningsupplösning och anslutningsportaler.

Hitta bäst-i-test test hos till exempel Råd och Rön eller kolla in vårt Kopiatorer bäst i test.  

Bäst-i-test test kan man alltid använda för att se vad som finns på marknaden men den som presterar bäst i testet passar inte alltid bäst för ens verksamhet. Vi rekommenderar därför att utvärdera istället kopiatorn utifrån er egen verksamhet baserat på test kriterierna. Detta gör ni enklast genom att beskriva era behov i formuläret ovan, så får ni skräddarsydda offerter från flera leverantörer.

Multifunktionsskrivare för företag innefattar kopiator, skrivare, skanner och fax alternativt kan ni köpa varje produkt enskilt. I de flesta fall är det lönsamt att investera i en multifunktionsskrivare eftersom ni då får allt i ett och inte behöver betala skilt för all hårdvara.

Att köpa maskinerna skilt kan dock vara ett lönsamt alternativ om man absolut inte är behov av någon av funktionerna eller om funktionerna används ofta var för sig. Om funktionerna används ofta var för sig finns det risk för köbildning och väntetid om man investerar i en multifunktionsskrivare.

De flesta kopiatorer idag har drivrutiner som fungerar tillsammans med OS X och Mac datorer. För att en kopiator eller skrivare ska fungera smidigt tillsammans med både iPhone och iPad bör man dock investera i en lösning med nätverksuppkoppling och Airprint.

Om ansvarsfull företagsamhet är något ni värderar finns det även flera aspekter som kan beaktas vid kopiering. Fyra tips för att göra kopiering mer miljövänligt är:

En kopiator som kan producera färgkopior har oftast både dyrare inköpspris och driftskostnader därför bör man på förhand fundera över om man är i behov av att producera färgkopior. Att investera i en färgskrivare kan vara lönsamt om man ofta behöver producera till exempel marknadsföringsmaterial i färg, fotokopior och statistiskt material i färg.

För beräkna om det är nödvändigt för er verksamhet att investera i en kopiator med färg så bör ni väga investeringen mot de kostnader som skulle tillkomma om ni beställde färgkopiorna från en tredje part. Är investeringen för en kopiator med färg billigare så lönar sig investeringen om inte så lönar det sig att köpa en svartvit modell och ta färgkopior från tredje part när det behövs.

På en arbetsplats såsom ett större företag är den mest förekommande typen av kopiator en så kallad A3-kopiator, även kallad A3-skrivare. Detta beror på att det inom stora och medelstora företag ofta är nödvändigt att framställa och duplicera stora format av olika slags originaldokument för exempelvis presentationer och kundmöten.

Den typ av kopiator som är utformad för att framställa dokument i A4-format saknar kapacitet att producera kopior i A3-format, medan en A3 modell kan framställa dokument i såväl A3 som A4 format. Dock kan båda modellerna framställa kopior av mindre pappersformat, såsom A5 och A6. Detta innebär med andra ord att om man i framtiden spår ett eventuellt behov av att nyttja en kopiator med kapacitet att framställa kopior i A3-format bör man investera i en sådan modell, även om priset för en sådan vanligtvis är något högre än för en vanlig A4 modell.

Innan ni investerar i en ny kopiator till er verksamhet kan ni använda denna guide för att ha all information till hands.

Börja med att bestämma om ni behöver en multifunktionell modell med både kopiering, skrivare och skanner eller om ni endast behöver en kopiator.

Fundera även över om ni behöver en större kopiator eller om en mindre desktop modell räcker för er verksamhet. Kontor som kopierar mindre än 700 kopior varje månad klarar sig vanligtvis med en mindre desktop modell.

Håll koll på grunderna kring kopiatorer, vilka är modellerna och funktionerna och vad är deras för- och nackdelar. På denna sida hittar ni all information om dessa och nedan finner ni en kort sammanfattning:

Genom att investera i en kopiator som täcker ens behov kan man spara pengar, undvika förseningar och köbildning samt minska på behovet av underhåll. För att estimera hur många kopior som ni är i behov av kan ni göra som följande:

Jämför kopiatorns utskriftshastighet, snabb printhastighet är bra för användarvänligheten. Bemärk dock att för snabb hastighet gör att kopiatorn står oanvänd mycket vilket oftast leder till fler funktionsfel och service. Leta därför efter modell med bra och balanserad utskriftshastighet.

Rekommendationer kring utskriftshastighet:

Som sista del i den förberedande fasen kan man kolla upp detaljer och små funktioner hos kopiatorn som är viktiga för verksamheten. Med hjälp av de små detaljerna säkerställer man att lösningen verkligen är anpassad efter verksamhetens behov.

Kolla efter:

När ni vet vilken kopiator som passar er verksamhet samt vilka funktioner ni är i behov av bör ni se till marknaden och jämföra pris och kvalitet på de lösningar som passar er bäst. Detta gör ni enklast med Expertvalet!

Med Expertvalet får ni, kostnadsfritt och utan förpliktelser, upp till fyra skräddarsydda offerter från våra samarbetspartners. Genom att offerterna är skräddarsydda efter just era behov kan ni enkelt jämföra pris och kvalitet på lösningar för er verksamhet.